Rappel de contrôle technique aux clients

Un rappel de contrôle technique fait partie du service après-vente le plus utile : le client qui reçoit le message à temps évite une contre-visite et revient au garage. Le message doit donc être court, clair, et ne rien présenter comme une obligation dont le garage serait l'auteur. Il peut aussi être une occasion de prospection. Dans ce cas, la règle change, et la page doit le dire.

La fiche Service Public sur le contrôle technique lue pour cette page indique une périodicité de « tous les 2 ans » pour une voiture ou un camping-car de 3,5 tonnes maximum, et « tous les 3 ans » pour une moto ou un scooter. La même page ne donne pas la date de la première visite, ni le coût, ni l'existence d'une amende : ces points ne figurent pas dans cette page et restent à vérifier.

Le prompt pour le rappel

Rédige un mail court de rappel de contrôle technique pour un client de notre garage.
Client : [prénom ou « Monsieur » / « Madame »]. Véhicule : [marque, modèle, immatriculation].
Date du dernier contrôle : [date ou « à vérifier »]. Date limite indiquée sur le procès-verbal : [date, à lire sur le document].
Centre de contrôle que nous recommandons, ou « aucun » : [nom ou « aucun »]. Nos coordonnées : [adresse, téléphone].

Écris un objet de huit mots au plus et un mail de trois paragraphes au plus : le rappel de la date limite, la proposition de prendre rendez-vous, les coordonnées. Vouvoiement.
N'écris pas de sanction, de montant d'amende ni de « obligatoire sous peine » : la date limite suffit. Si une date manque, écris [à vérifier].

Le prompt pour la liste des véhicules à relancer

Ne collez pas les noms ni les immatriculations des clients dans l'assistant. Remplacez-les par des identifiants.

Voici une liste de véhicules à relancer, identifiés par leur numéro de dossier (pas de nom) : [numéro, marque, modèle, date limite du contrôle].
Classe-les par date limite, du plus proche au plus lointain. Signale ceux dont la date est dépassée et ceux qui n'ont pas de date. Présente le résultat en tableau, sans rien ajouter.

Le prompt pour une relance

Le client [numéro de dossier] n'a pas répondu à notre rappel du [date]. Rédige une relance de deux phrases, polie, qui rappelle la date limite et propose un créneau [dates]. Pas de sanction, pas de formule de pression.

Exemple concret

Pour une voiture immatriculée il y a deux ans et dont le procès-verbal indique une date limite au mois de mars, le mail dit : « Bonjour Monsieur [NOM], la date limite du contrôle technique de votre [modèle] est fixée au [date]. Nous pouvons vous proposer un rendez-vous au garage [adresse] la semaine du [date], au [téléphone]. Bien cordialement, [prénom], [garage] ».

À vérifier

• La date limite est lue sur le document du client, pas estimée.
• Le message ne donne pas de montant d'amende, car la page lue ne le donne pas.
• Si le message contient une offre commerciale, la règle de prospection s'applique : le client doit pouvoir s'opposer simplement, à chaque envoi.
• Le nom de l'atelier et ses coordonnées sont celles qui figurent sur votre site.
• Les données du fichier clients ne sont pas collées dans l'assistant.

Ce que dit la CNIL

La page CNIL lue indique que la personne doit être mise en mesure de s'opposer facilement au moment de la collecte et lors de chaque communication. Pour un client existant, la prospection peut porter sur des produits ou services similaires à ceux déjà achetés, à condition que la personne en soit informée. Un rappel purement informatif n'est pas de la prospection, mais dès qu'un message propose une offre d'entretien ou de pneus, la règle s'applique.

Ajoutez donc au bas de chaque message une phrase qui dit comment s'opposer, par exemple une réponse à ce message, et gardez le nom du garage visible. La règle exacte du moyen d'opposition reste à vérifier sur la page CNIL.

Pour aller plus loin

Pour une relance de rendez-vous ou un client absent, voir la page du site artisans sur le client absent au rendez-vous. Pour les mails de sortie de véhicule, voir prévenir qu'un véhicule est prêt.

Un rappel bien fait fidélise sans pousser à l'achat. Gardez le ton du garage, et laissez le client décider du moment.