Mail fournisseur : pièces en retard, date ferme

Une pièce commandée qui n'arrive pas bloque un véhicule dans l'atelier, et le client attend. Deux messages sont nécessaires : un au fournisseur, pour obtenir une date ferme, et un au client, pour lui donner une date réaliste. L'erreur fréquente est de promettre au client la date que le fournisseur n'a pas confirmée. Le mail fournisseur doit donc demander une date précise, un numéro de commande et la possibilité d'une pièce de remplacement.

La fiche Service Public Entreprendre lue pour cette page indique que le réparateur a une « obligation de résultat » : il doit rendre au client le véhicule « parfaitement réparé et en bon état de fonctionnement ». Un retard de pièce ne change pas cette exigence, et il faut donc le noter dans le dossier avec la date de la demande et la réponse reçue.

Le prompt pour le fournisseur

Tu rédiges un mail à un fournisseur de pièces automobiles au nom d'un garage.
Fournisseur : [nom]. Référence de commande : [numéro]. Date de commande : [date].
Pièce attendue : [désignation, référence]. Véhicule concerné : [marque, modèle, immatriculation, sans nom du client].
Date promise initialement : [date]. Date d'attente du garage : [date limite].

Rédige un mail de cinq phrases au plus : rappel de la commande ; constat du retard ; demande d'une date ferme de livraison ; question sur une pièce de remplacement équivalente si la première n'arrive pas ; demande de réponse écrite avant [date].
Vouvoiement. Ton ferme et poli. N'ajoute aucune pénalité que je n'ai pas indiquée. Si une information manque, écris [à compléter].

Le prompt pour prévenir le client

Rédige un mail de deux paragraphes au plus à un client dont la voiture attend une pièce : la pièce est retardée chez le fournisseur ; nous avons demandé une date ferme, et nous revenons vers lui au plus tard le [date]. Ne donne aucune date de livraison tant que le fournisseur ne l'a pas confirmée. Vouvoiement, pas de justification technique.

Le prompt pour une relance fournisseur

Le fournisseur n'a pas répondu à notre mail du [date] concernant la commande [numéro]. Rédige une relance de deux phrases : rappel de la demande, demande d'une réponse avant [date et heure]. Ton neutre.

Exemple concret

Pour une commande de pare-brise qui n'arrive pas, le mail au fournisseur dit : « Bonjour, nous attendons toujours la commande [numéro] passée le [date] pour le pare-brise [référence]. La date prévue était le [date]. Pouvez-vous nous confirmer une date de livraison ferme, et nous indiquer si une pièce équivalente est disponible dès aujourd'hui ? Merci de répondre avant le [date]. Cordialement, [prénom], [garage] ».

À vérifier

• La référence de la pièce est exacte, vérifiée sur la commande.
• La date demandée est écrite noir sur blanc, et la réponse du fournisseur est gardée.
• Aucun nom de client n'est mis dans le mail au fournisseur.
• Le client est prévenu sans date qui n'est pas confirmée.
• Les éventuels frais de retard ou de stockage sont prévus par vos conditions : vérifiez-les avant d'en parler.
• La pièce de remplacement n'est montée qu'après accord du client si elle diffère de l'original.

Pour aller plus loin

Le client doit savoir qu'un retard existe avant la date prévue. Voir mail au client : son véhicule est prêt pour le message de sortie, et répondre à un client mécontent d'une réparation si le client se plaint du délai.

Une liste des pièces commandées avec leur date d'arrivée, mise à jour chaque matin, évite la plupart des mails de dernière minute.