Mail au client : son véhicule est prêt

Le message « votre véhicule est prêt » paraît simple, et c'est pourtant le mail qui est le plus souvent relu deux fois par le client. Il doit dire trois choses : que la réparation est terminée, ce qui a été fait en une phrase, et quand et comment venir récupérer la voiture. Le reste, la facture, les conditions de paiement ou les frais éventuels, vient dans la phrase suivante ou au comptoir. Un bon mail se lit en quinze secondes et ne promet rien que l'atelier n'a pas vérifié.

La fiche Service Public Entreprendre lue pour cette page indique que le garagiste a une « obligation de résultat » : il doit rendre au client le véhicule « parfaitement réparé et en bon état de fonctionnement ». Cela veut dire qu'un mail de sortie doit correspondre exactement au travail réalisé. Ne parlez pas de « révision complète » si seule la vidange a été faite.

Le prompt pour le mail

Copiez le prompt, remplacez les éléments entre crochets, puis relisez les faits.

Tu rédiges un mail court à un client d'un garage automobile pour l'avertir que son véhicule est prêt.
Client : [prénom ou « Monsieur » / « Madame »]. Véhicule : [marque, modèle, immatriculation].
Travaux réalisés, tels que notés par le mécanicien : [liste courte].
Montant : [montant TTC] ou « selon la facture ».
Horaires de retrait : [jours et heures]. Adresse : [adresse]. Paiement accepté : [moyens].

Écris un objet de huit mots au plus, puis le mail en quatre paragraphes au plus : la nouvelle que le véhicule est prêt ; les travaux faits, en une phrase, sans rien ajouter à la liste ; le montant et les modes de paiement ; les horaires et l'adresse.
Vouvoiement. Pas de promesse que la liste ne contient pas. Si une information manque, écris [à compléter].

Exemple concret

Pour une voiture entrée pour une vidange et le remplacement du filtre à air, le mail dit : « Bonjour Madame [NOM], votre [marque et modèle] est prêt. Nous avons effectué la vidange et remplacé le filtre à air. Le montant figure sur la facture, à régler au comptoir par carte ou en espèces. Vous pouvez venir la chercher du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, [adresse]. Cordialement, [prénom], [garage] ».

Prompt pour le SMS court

Rédige un SMS de deux phrases au plus à un client : son véhicule [marque et modèle] est prêt, retrait possible [jours et horaires] à [adresse]. Pas de montant, pas de travaux listés, pas de formule commerciale. Vouvoiement, signé du nom du garage.

Prompt pour le client qui ne vient pas

Le véhicule de [NOM] est prêt depuis le [date]. Rédige un mail de rappel, poli et bref, qui demande une date de retrait. Ne mentionne aucun frais de stationnement ou de garde, sauf si je te donne ici les conditions exactes : [conditions de mon atelier, ou « aucune »].

À vérifier

• La liste des travaux correspond exactement à la fiche du mécanicien.
• Le montant est celui de la facture, pas une estimation.
• Les horaires et l'adresse sont à jour.
• Le client a accepté les travaux supplémentaires, s'il y en a eu.
• Aucun frais n'est évoqué sans que vos conditions le prévoient. Vérifiez-les avant d'écrire un mot sur ce sujet.
• Un mail ne remplace pas la facture ni l'ordre de réparation.

Pour aller plus loin

Si la voiture reste ouverte après plusieurs relances, notez l'historique dans le dossier. Pour un message qui annonce un retard de pièces, voir prévenir un fournisseur d'un retard de pièces. Si le client conteste la réparation au retrait, la page répondre à un client mécontent donne la démarche.

Gardez le modèle du mail dans votre logiciel d'atelier, avec les crochets à compléter, plutôt que de le réécrire chaque fois.