Fiche d'accueil du véhicule à l'atelier

Une fiche d'accueil n'est pas un formulaire administratif. C'est la photographie du véhicule au moment où il entre dans l'atelier : kilométrage, niveau de carburant, rayures déjà visibles, objets laissés dans l'habitacle, travaux demandés par le client. Sans cette fiche, la discussion sur une rayure ou une portière manquante se fait de mémoire, et elle tourne mal. Avec elle, on sait ce qui était là avant que le véhicule n'entre.

La fiche Service Public Entreprendre lue pour cette page indique qu'il est conseillé de rédiger un ordre de réparation avant toute intervention. La fiche d'accueil est la pièce qui précède cet ordre : elle décrit l'état du véhicule, l'ordre décrit les travaux. Les données du client restent limitées à ce qui sert à la réparation : la page CNIL lue traite surtout des messages électroniques ; elle ne parle pas des fiches d'atelier. Par prudence, limitez donc les données du client à ce qui sert à la réparation.

Le prompt pour rédiger la fiche

Tu rédiges la fiche d'accueil d'un véhicule dans un garage automobile, à partir de mes notes.
Client : [nom]. Téléphone : [numéro]. Véhicule : [marque, modèle, immatriculation, année]. Kilométrage à l'entrée : [km].
Date et heure d'entrée : [date, heure]. Carburant : [niveau]. Notes de l'accueil : [notes, en vrac].
Travaux demandés par le client, dans ses mots : [texte].

Produis la fiche avec les rubriques suivantes : identification ; kilométrage et carburant ; état extérieur (chaque point cité tel quel, ou « rien à signaler ») ; objets laissés à bord ; travaux demandés par le client ; autorisation de conduire pour essai, oui ou non ; signature du client et du réceptionnaire.
N'invente aucune rayure, aucun objet, aucun défaut. Si une rubrique n'a pas d'information, écris [à compléter].

Le prompt pour la liste des objets laissés

Le client a laissé à bord : [liste, tel que noté à l'accueil]. Rédige une liste à cocher, avec une ligne par objet, la mention « déposé par le client à l'accueil le [date] », et une ligne de signature. Ne classe pas les objets par valeur et ne commente pas leur contenu.

Le prompt pour la phrase de signature

Rédige la phrase de signature de la fiche d'accueil, en deux lignes au plus, qui dit que le client a relu l'état du véhicule et la liste des objets laissés, et qu'il autorise ou non la conduite pour essai. Ton neutre, vouvoiement.

Exemple concret

Pour une berline qui entre pour une vidange : « Kilométrage à l'entrée : [km]. Carburant : 3/4. État extérieur : une rayure sur le pare-chocs arrière, déjà visible à l'accueil, photographiée. Objets laissés : un parapluie, deux clés supplémentaires. Travaux demandés : vidange et contrôle des niveaux. Conduite pour essai : oui, dans un rayon de [km] autour de l'atelier. Signature du client et du réceptionnaire ».

À vérifier

• Le kilométrage et le niveau de carburant sont lus au tableau de bord, pas estimés.
• Chaque rayure ou défaut est noté seulement s'il a été vu et montré au client.
• Les objets laissés sont listés et signés.
• L'autorisation de conduite pour essai est bien cochée ou non.
• Les données du client restent limitées à ce qui sert à la réparation.
• La sécurité du véhicule n'est pas évoquée dans la fiche : elle relève du professionnel.

Pour aller plus loin

Une fiche d'accueil se relie à l'ordre de réparation et au devis. Voir décrire un devis de réparation automobile pour les lignes, et pour la sortie du véhicule, prévenir qu'un véhicule est prêt.

Un outil d'ALMA peut aussi répondre aux questions sur les documents de votre atelier : ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Gardez la fiche dans le dossier du véhicule, signée, pendant toute la durée des travaux.